Jak opóźnić wysyłkę maili?

Jak opóźnić wysyłkę maili?

Na pewno każdemu z Was zdarzyło się wysłać jakiś mail i dosłownie 10-15 sekund później (a czasem jeszcze wcześniej) krzyknąć „o nie!”, wiedząc, że albo wysłaliśmy go nie tej osobie co trzeba, albo zapomnieliśmy czegoś wykasować, albo czegoś nie dodaliśmy (np. załącznika).

Jest na to dobra rada, którą ja dosyć intensywnie kiedyś wykorzystywałem w Outlooku (PS. tak, wiem, że w GMail też to można zrobić). A że wczoraj w biurze padły słowa trochę mocniejsze niż „o nie!” to postanowiłem pomóc kolegom z tą kwestią. A że pomyślałem, że może i Wam się przyda taka mini-porada – stąd ten post na blogu.

Jeśli macie Outlook 2010 to ten opis będzie dokładnie dla Was, natomiast korzystając ze starszych wersji na pewno Wam sie uda do tego dojść 🙂

Reguły Twoim przyjacielem

Mój pomysł był banalny. Nie chciałem z jednej strony ustawiać sobie ręcznego wysyłania czy odbierania maili (bo to jest mało wygodne i mało skuteczne – po pewnym czasie po napisaniu maila od razu naciskamy przycisk wysyłki/synchronizacji). Z drugiej strony najodpowiedniejszą opcją wydało się opóźnić choć o chwilę wysłanie maila po kliknięciu na przycisk „Wyślij”.

Outlook 2010: Reguły i Alerty

To z czego można skorzystać to oczywiście reguły, które w Outlooku można sobie dosyć mocno konfigurować.

Mała instrukcja

Dostaniecie się do nich przez menu File > Info > Manage Rules & Alerts. Będziemy musieli tam stworzyć nową regułę, które dla każdego wysłanego maila zrobi małe opóźnienie w jego faktycznej wysyłce do serwera poczty.

W okienku reguł wybieramy New rule… a następnie Start from a blank rule i Apply rule on messages I send. I oczywiście Next >

Na kolejnym ekranie (z wyborem warunków do spełnienia) nie zaznaczamy nic, w po kliknięciu na Next potwierdzamy, że tak, zgadzamy się aby taka reguła dotyczyła WSZYSTKICH maili wychodzących ze skrzynki.

Na następnym ekranie (z wyborem akcji) wybieramy „defer delivery by a number of minutes„. Mamy tu możliwość określenie jak długo mail po kliknięciu na „Wyślij” ma poleżeć jeszcze w skrzynce nadawczej.

Ja generalnie sugerowałby stosunkowo długi czas 5 minut. Oczywiście można ustawić sobie i krótszy (np. 1 minuta).

Do końca doklikamy się już bez problemów i za chwilę będziemy mieli gotową regułę.

Małe uwagi

Ważne jest to, żeby jakoś tam pamiętać o tej regule, bo nie raz zdarzyło mi się, wysłać niby maila i szybko uśpić komputer (np. przed wyjściem z biura). Później się okazywało (po pół dnia czy dłużej), że mail oczywiście nie został wysłany i nie dotarł do adresata.

Drugą ważną kwestią jest to, że reguła ta jest tylko „client-only”, czyli zadziała tylko i wyłącznie w Outlooku. A jeśli spróbujemy coś zrobić przez interfejs webowy (OWA), to tam wysyłka będzie się odbywała bez opóźnienia (to samo z telefonem).

A może Wy jeszcze macie jakieś uwagi albo swoje spostrzeżenia? A może macie jeszcze lepszy pomysł? Sam też z chęcią się dowiem.

Autor
ewangelista.IT
ewangelista.IT

O mnie

ewangelista.IT

Cześć, nazywam się Mariusz Kędziora i jestem ewangelistą, mówca i pasjonatem nowych technologii.

Pomagam ludziom i firmom zrozumieć nowe technologie, ich wpływ na przyszłość, biznes, społeczeństwo. Uwielbiam przekazywać tą wiedzę w prosty i przyjemny sposób.

Występuję na konferencjach, piszę artykuły, dzielę się wiedzą na blogu, Facebooku i LinkedIn. Nagrywałem też kursy i materiały video. Daj znać jeśli chciałbyś zaangażować mnie do swoich projektów!